Desde o início da pandemia, as organizações têm buscado empregar em seu modus operandi a automação de processos, como uma forma de agilizar tarefas simples e repetitivas, minimizando a incidência de erros humanos e os riscos em todos os processos. Dados da pesquisa Tax Trends 2022 mostraram que 45% das empresas devem aumentar investimentos na automação de processos fiscais ainda em 2022.
Funcionando como um acelerador na tomada de decisões, algo muito importante quando se trata de gestão organizacional, a automação de processos feita com o uso da tecnologia passa a promover, de forma mais rápida, a capacidade da empresa em gerar resultados. Ou seja, a empresa é favorecida com eficiência, agilidade e, além disso, é possível citar também maior valorização de pessoas nos times, que podem se dedicar unicamente às suas habilidades.
“A automação de processos funciona como um acelerador de tomada de decisões que antes eram manuais. Digamos, por exemplo, que a sua empresa acabe de contratar um novo colaborador. Ao digitalizar os seus documentos e cadastrá-los dentro de uma ferramenta de BPMS, os vários departamentos da empresa já serão acionados automaticamente para realizar a ação que lhes cabe. Esse é um exemplo de como essa funcionalidade pode ser usual”, exemplifica o engenheiro de produção, André Gabillaud, que é diretor geral do Grupo Brain, especializado em gestão empresarial.
Dentre os principais benefícios da automação, estão a redução de custos e aumento da eficiência, menor probabilidade de erros, padronização de processos, transparência, centralização de informações, decisões assertivas com base em dados e pessoas mais engajadas e motivadas. Para isso, são utilizadas algumas ferramentas como os BPMS, citados por Gabillaud.
“BPMS são softwares que automatizam todo aquele fluxo de informação e ações que você identificou no seu processo. Ele consegue interligar as áreas, os departamentos, automatizar aquelas atividades rotineiras que não agregam valor ao seu produto ou serviço e que ainda por cima roubam o seu tempo. Tarefas que duram cinco dias podem durar dois dias ou menos, em alguns casos”, explica o engenheiro de produção.
De acordo com ele, as organizações podem utilizar ainda softwares mais robustos, como ERP's, que integram as funções da empresa de modo geral, mas em função da maturidade e porte da empresa. “Existem ainda diversas aplicações que são associadas ao uso de Excel ou um software mais simples, além do uso do Power B.I, que tem sido o modelo mais usual nos dias de hoje”, conta o diretor geral do Grupo Brain.
No entanto, para empregar essa automação, o especialista ressalta que é necessário uma maturidade de processos pois, muitas empresas querem implementar o uso e não possuem processos organizados, com potencial para adaptação às novas rotinas impostas pela automação, o que gera o sentimento de frustração logo depois que a ferramenta gerencial é comprada. Por isso, o engenheiro de produção orienta que é preciso desenvolver um bom projeto de implementação.
“É necessário desenvolver um projeto claro de implementação, que leve em consideração os impactos em todas as partes interessadas e que cuide dos avanços internamente para que o alcance dos objetivos aconteça. Se a empresa tiver estrutura de T.I própria, é possível fazer a automação, mas não é o caso da maioria. Nestes casos, é maduro e salutar contratar especialistas para implementar os processos em conjunto com a nova tecnologia”, pontua Gabillaud.
Com relação ao volume de demandas recebidas pela Brain no que diz respeito a aplicação dessa automação nas empresas contratantes, o diretor geral relata o crescimento pelo uso de B.I. “Os mercados se comportam de forma diferente. Em nosso escritório Sergipe, o volume de demandas aumentam por usos de B.I sim, apesar da automação não se restringir a isso apenas, mas práticas de automação de processos com o uso de Excel são tradicionais e hoje carro chefe em muitas das nossas aplicações. Já em mercados maduros, como Bahia e São Paulo, isso é condição básica para realizar ações de melhoria”.
Nesse processo, a Brain desenvolve um serviço construindo não só o plano de implementação, mas acompanhando as fases, gerando relatórios de entrega, fazendo o diligenciamento da equipe de implementação e garantindo que os treinamentos sejam incorporados em padrões da empresa.
Funcionando como um acelerador na tomada de decisões, algo muito importante quando se trata de gestão organizacional, a automação de processos feita com o uso da tecnologia passa a promover, de forma mais rápida, a capacidade da empresa em gerar resultados. Ou seja, a empresa é favorecida com eficiência, agilidade e, além disso, é possível citar também maior valorização de pessoas nos times, que podem se dedicar unicamente às suas habilidades.
“A automação de processos funciona como um acelerador de tomada de decisões que antes eram manuais. Digamos, por exemplo, que a sua empresa acabe de contratar um novo colaborador. Ao digitalizar os seus documentos e cadastrá-los dentro de uma ferramenta de BPMS, os vários departamentos da empresa já serão acionados automaticamente para realizar a ação que lhes cabe. Esse é um exemplo de como essa funcionalidade pode ser usual”, exemplifica o engenheiro de produção, André Gabillaud, que é diretor geral do Grupo Brain, especializado em gestão empresarial.
Dentre os principais benefícios da automação, estão a redução de custos e aumento da eficiência, menor probabilidade de erros, padronização de processos, transparência, centralização de informações, decisões assertivas com base em dados e pessoas mais engajadas e motivadas. Para isso, são utilizadas algumas ferramentas como os BPMS, citados por Gabillaud.
“BPMS são softwares que automatizam todo aquele fluxo de informação e ações que você identificou no seu processo. Ele consegue interligar as áreas, os departamentos, automatizar aquelas atividades rotineiras que não agregam valor ao seu produto ou serviço e que ainda por cima roubam o seu tempo. Tarefas que duram cinco dias podem durar dois dias ou menos, em alguns casos”, explica o engenheiro de produção.
De acordo com ele, as organizações podem utilizar ainda softwares mais robustos, como ERP's, que integram as funções da empresa de modo geral, mas em função da maturidade e porte da empresa. “Existem ainda diversas aplicações que são associadas ao uso de Excel ou um software mais simples, além do uso do Power B.I, que tem sido o modelo mais usual nos dias de hoje”, conta o diretor geral do Grupo Brain.
No entanto, para empregar essa automação, o especialista ressalta que é necessário uma maturidade de processos pois, muitas empresas querem implementar o uso e não possuem processos organizados, com potencial para adaptação às novas rotinas impostas pela automação, o que gera o sentimento de frustração logo depois que a ferramenta gerencial é comprada. Por isso, o engenheiro de produção orienta que é preciso desenvolver um bom projeto de implementação.
“É necessário desenvolver um projeto claro de implementação, que leve em consideração os impactos em todas as partes interessadas e que cuide dos avanços internamente para que o alcance dos objetivos aconteça. Se a empresa tiver estrutura de T.I própria, é possível fazer a automação, mas não é o caso da maioria. Nestes casos, é maduro e salutar contratar especialistas para implementar os processos em conjunto com a nova tecnologia”, pontua Gabillaud.
Com relação ao volume de demandas recebidas pela Brain no que diz respeito a aplicação dessa automação nas empresas contratantes, o diretor geral relata o crescimento pelo uso de B.I. “Os mercados se comportam de forma diferente. Em nosso escritório Sergipe, o volume de demandas aumentam por usos de B.I sim, apesar da automação não se restringir a isso apenas, mas práticas de automação de processos com o uso de Excel são tradicionais e hoje carro chefe em muitas das nossas aplicações. Já em mercados maduros, como Bahia e São Paulo, isso é condição básica para realizar ações de melhoria”.
Nesse processo, a Brain desenvolve um serviço construindo não só o plano de implementação, mas acompanhando as fases, gerando relatórios de entrega, fazendo o diligenciamento da equipe de implementação e garantindo que os treinamentos sejam incorporados em padrões da empresa.
Fonte: Assessoria de Imprensa
